ORGANISASI FIlE PADA Ms.OFFICE WORD 2007

Organisasi File adalah segalah sesuatu yang berhubunggan dengan pengolahan file, seperti penyimpanan  file (SAVE), membuka file (OPEN), mengatur jenis dan bentuk kertas (PAGE SETUP), mencetak (PRINT) dan lain sebagai nya. Didalam MS-WORD

1.      Membuka (OPEN) File

ü  Kllik icon          dari Standard Tool, atau bias juga dari menu File, sorot dan klik Open (Ctrl+O). Maka muncul kotak dialog “Open Drawing”, seperti gambar dibawah ini:

ü  Pada Look in, tentukan tempat dimana file anda pernah disimpan

ü  Pada kotak directory, tentukan dan klik file tersebut.

ü  Klik Open, untuk membuka file tersebut

2.      Membuka Lembar Kerja MS-Word Baru (NEW)

ü  Klik            icon pada Standard Tool

ü  Atau bias juga klik pada menu File, sorot dan klik New (Ctrl+N)

3.      Menyimpan (SAVE) File

ü  Klik icon                dari standard Tool, atau bias juga klik pada menu File, sorot dan klik Save (Ctrl+S), maka akan muncul menu “Save As” seperti gambar dibawah ini:

ü  Pada Save in tentukan dimn akan anda simpan file tersebut, missal nya di My Documents atau di 3 ½ Floppy (A:), atau diFlashisk.

ü  Pada File name, ketikkan mama file baru anda.

ü  Klik Save, untuk menyimpan file baru anda.

4.      Page Setup

Page setup berpungsi untuk mengatur ukuran Kertas non-standard, seperti folio atau ukuran yang lain. Langkahnya adalah sebagai berikut:

A.    Klik menu File, sorot dan klik Page Setup ( tampil kotak dialog page Setup)

B.     Klik Paper Size

  

C.     Pada ukuran Paper_size:, aturlah ukuran kertas nya ( seperti: Folio/HPS aturlah dengan ukuran Folio 8,5”+13”). Sedangkan untuk mengatur ukuran Quarto sudah standard pada saat mengaktifkan MS-WORD 2003 (Letter 8 ½ x 11 in). Atau bias juga diatur dengan ukuran dari Width dan Height.

D.    Untuk menentukan Orientation pilihlah menu Margin Pada Page setup. Orientation ada 2 pilihan yaitu Portrait untuk ukuran Vertical (Tegak) dan Landsacape untuk ukuran kertas Horizontal (Mendatar)

E.     Klik OK

5.      Print Preview

Berfungsi untuk melihattampilan naskah sebernahnya sebelum atau sesudah   dicetak, biasanya ini diperlukan sebelum Anda melakukan pencetakan pada Printer. Langkah-langkah Print Preview adalah sebagai berikut:

ü Klik icon             pada Standard Bar atau bias juga dari menu File,  sorot dan klik Print Preview. Maka akan muncul menunya seperti disamping ini:

6.      PRINT (Mencetak Kertas).

Untuk mencetak hasil pengetikan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

ü   Klik icon              pada Standard Bar

ü   Atau bias juga dari menu File, sorot dan klik Print (Ctrl+P), maka muncul menu Print seoperti gambar dibawah ini:

ÿ   Neme                                    : Tentukan jenis printer Anda.

ÿ   Pada Page range     : terdapat 4 (empat) pilihan : All (untuk mencetak semua halaman); Current Page ( untuk mencetak halaman dimana kursol Anda diletakkan); Sellection (untuk mencetak dimana naskah Anda diBlok dengan kursor); Pages (untuk mencetak halaman yang dipilih)

ÿ   Pada Number of copies

         Untuk mencetak beberapa halaman akan dicetak.

ÿ   Pada Print               : Terdapat 3 (tiga) pilihan untuk menentukan pencetakan halaman, missal nya : All pages in renge ( untuk mencetak semua halaman): Odd pages (untuk mencetak pada halaman ganjil); sedangkan Even pages  (untuk mencetak pada halaman genap).

ÿ   Klik Ok untuk memulai pencetakan, tentunya  Anda sedah mempersiapkan printer dalam keadaan  ON  dan kertas sudah terdapat didalamnya. Pastikan kertas tidak terlalu tipis (kertas ubi atau kertas 60 gr) untuk printer HP atau inkjet, karena akan mengakibatkan kertas tersangkut di dalamnya (Paper  Jam). Dan tempatkan kertas Anda dalam keadaan benar-benar lurus agar pada saat penarikan tidak membuat kertas Anda tersangkut atau terlipat.

 EDIT MENU

1.      UNDO

Berfungsi untuk membatalkan perintah yang tlah dilaksanakan. Perintah Undo terdapat pada Standard Bar dalam bentuk icon       . Cukup dengan mengklik padanicon tersebut.

2.      REDO

Berpungsi untuk mengulangi perintah yang tlah dilakukan. Printah Redo juga terdapat pada Standard Bar dalam bentuk icon           Cukup dengan mengklik pada icon tersebut.

3.      CUT And PASTE

               Perintah Cut  adalah untuk mengambil/memindahkan suatu objek (teks/gambar) yang sudah Anda pilih (Block) ke Clipboard pada Program Manager. Setelah itu objekyang sudah anda Cut tersebut dapat direkatkan (Paste)  kembali pada seluruh program aplikasi Window, dan juga pada posisi yang Anda inginkan. Pada MS-Word ada 2 (dua) cara untuk melakukan pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut:

Ø  Cara I : Memulai Edit Menu

ý   Blok Teks atau Gambar yang ingin Anda Cut

ý   Klik icon            dari Standard bar bias juga diambildari dari menu Edit, sorot dan klik Cut (Ctrl+X).

ý   Klik atau letakkan posisikursol Anda untuk merekatkan teks/gambar yang telah di Cut

ý   Klik icon            pada Standard Bar atau bias juga diambil dari menu Edit, sorot dan klik Paste (Ctrl+V)

Ø  Cara II: Melalui Shorthand Menu

ý   Blok Teks/Gambar

ý     Klik Kanan pada mose pada teks yang ms terblock, maka muncul perintah menu seperti gambar dibawah ini:

ý   Sorot dan klik Cut

ý   Klik atau letakkan posisi kursol Anda untuk merekatkan teks/gambar yang telah dicut

ý   Aktifkan Shorthand Menu dengan klik kanan pada mose

ý   Sorot dan klik Paste

4.            COPY And PASTE

      Copy sama Cut, hanya saja pada perintah  Copy ini adalah objek yang anda copy tidak hilang pada lokasi aslinya (tetap). Dengan kata lain Copy berfungsi untuk mengandakan objek. Disini kami utarakan hanya 2 cara, karena kedua cara tersebut merupakan yang paling cepat dan efisien.

Ø  Cara I :

8   Block teks/gambar yang ingin di copy

8   Klik menu Edit,  sorot dan klik Copy (Ctrl + C) atau bias juga dengan mengklik icon          pada Standard Bar.

8   Klik atau letakkan posisi kursor Anda untuk merekatkan teks/gambar yang telah di copy.

8   Klik nebu Edit, sorot dan klik Paste (Ctrl + V) atau bias juga klik icon              pada Srandard Bar

Ø  Cara II : Melalui Shorthand Menu

8   Block Teks/Gambar

8   Klik Kanan pada mose pada teks yang masi ter-block, maka akan muncul perintah menu seperti gambar diatas (Cobtoh cara II : Cut And Paste Nelalui Shorthand Menu)

8   Sorot dan klik Copy

8   Klik atau letakkan posisi kursol Anda Untuk merekatkan teks/gambar tlah di Copy.

8   Aktifkan Shorthand Menu dengan klik kanan pada mose.

8   Sorot dan klik Paste

5.            FIND And REPLACE

Find untuk menentukan kata-kata (text) tentukan dalam dokumen secara cepat dan praktis, caranya adalah sebagai berikut:

:  

Klik menu Edit, sorot dan klik Find…(Ctrl + F) maka akan muncul menu Find sebagai gambar dibawah ini:

:   Pada kotak Find what: (ketikkan teks yang ingin Anda cari)

:   Pada Search Options, Tentukan beberapa pilhan Anda, Yaitu:

o Pada Kotak Search: (tentukan cara pencarian nya. Ada Up, Down dan All)

o Martch case, untuk pencarian yang dilakukan dengan membedakan huruf besar dan kecil

o Find whole word only,  untukmencari teks murni, bukan teks dalam kalimat, missal nya: teks murni (hari) dan teks dalam kalimat (harimau).

o Use Wildcards, untuk mencari dengan operator khusus

o Sound Like, untuk mencari teks dengan ejaan yang mirip, seperti:Kathy and Cathy atau Colour dan Color

o Find all word forms, untuik mencari semua pilihan bentuk kata yang terdapat pada dokumen

:   Klik Find Next. Untuk memulai pencarian.

Replace berfungsi untuk nebgganti teks yang dicari (Find) dengan teks yang lain nya (Replace), cara nya adalah sebagai berikut:

–   Tempatkan kursol ketempat dimana Anda ingin memulai mencari teks yang akann diganti.

–   Klik menu Edit, sorot dan klik Find...(Ctrl+F) maka akan muncul menu Find.

–     Klik Replace, Seperti gambar dibawah ini:

–    Pada Find what: ketikkan kata yang akan dicari

–    Pada Replace with:, ketikkan kata baru sebagai pengganti kata lama(Find what)

–    Klik Find Next, Untuk menentukan kata yang akan dicari.

–    Klik Replace atau Replace All, untuk mengganti kata yang diinginkan.

FORMAT MENU

1.      FONT

Y  Memilih jenis Huruf (Standard bar)

|    Tekan panah kebawah pada icon

|    Pilih huruf yang ada pada daftar dengan meng-klik pada jenis huruf tersebut, seperti gambar dibawah ini

|  Merubah Ukuran Huruf (Standar Bar)

Klik panah bawah pada icon            , pilihlah serta klikkan ukuran yang Anda inginkan.

ÿ  Effect Huruf (Standard bar)

8   Bold (huruf tebal) klik icon

8   Italic (huruf miring), klik icon

8   Underline (Bergaris bawah), klik ico

CATATAN :

Dapat juga iambil dari menu Format, sorot dan klik Font… (maka muncullah menu seperti gambar dibawah ini :)
 

2.            PARAGRAPH

ÿ    Untuk mengatur format paragraph melalui Tool Bar:

F Untuk teks inggin rata kiri, klik icon

F Untuk teks inggin rata tengah, klik icon

F Untuk teks inggin rata kanan, klik icon

F Untuk teks inggin rata kiri dan rata kanan (penuh), klik  icon

ÿ    Untuk mengatur format parakraph (jarak antara spasi) memulai menu:

F Klik icon                        pada Toolbar dan akan tampak beberapa pilihan untuk menentukan jarak antara spasi

F Bias juga dari klik Format, sorot dan klik Paragraph…

F Maka akan muncul menu seperti gambar dibawah  ini:

F   Klik OK, jika sudah selesai

3.            TAB (TABULASI)

         Untuk mengatur peberhentian Tab. TABULASI berguna untuk mengatur peralatan dari suatu data baik berupa character maupun decimal. Dalam keadaan Defaul MS-Woed untuk mengatur tab stop setiap 0.5” (rata kiri), namun ada kalah nya nilai ini kurang memuaskan bagi kita, dan kita inggin mengatur nya sendiri.

Y   Membuat TAB STOP MANUAL

F Klik gambar seperti ini                                                 berulang kali untuk menunjukkan TAB. Jenis-jenis TAB adalah :

ý        Untuk Tab rata kiri

ý        Untuk tab rata tengah (untuk judul)

ý        Untuk tab rata kanan

ý        Untuk Tab Decimal (untuk bilanggan numeric/angka)

Y   Klik pada Horizontal Ruler Line posisi untuk Tab Stop.

Y   Geser tanda Tab Stop ke posisi yang Anda ingginkan (jikaperlu) denga cara klik kiri dan tahan serta tarikla mose Anda

F   Klik menu Format, sorot dan klik Tabs… Membuka Tabs Menu Seperti gambar dibawah ini).

F   Pilih Tab Stop yang mau dihapus

F   Setelah itu klik Clear

F   Atau klik Clear All, berpungsi untuk menghapus semu tab stop yang manual dan kembali ke Top Stop Default.

4.            COLOMNS

Membagi lembar kerja menjadi beberapa kolom, yang bias menggunakan format kolom format kolom ialah Koran, brosur daptarharga atau formulir. Berikut ini ialah langkah-langkah pembuatan kolom sebagai berikut

Ñ  Klik Format, sorot dan klik Colomns… (maka akan tampil kotak dialog Colomns seperti gambar di samping:

5.            DROP CAP

Berfungsi untuk menDROP suatu huruf dengan format khusus atau merubah format huruf awal dari satu baris pada kalimat.Perintah ini biasa nya dipakai untuk mengawali kalimat baru dari suatu dokumen, misal nya majalah, Koran dan lain sebagai nya. Langkah-langkah nya:

F Blok huruf yang akan dijadikan Drop.

F Klik menu Format, sorot dan klik Drop Cap… (maka akan muncul menu drop sap seperti gambar dibawah ini

6.            CHANGE CASE

Berfungsi untuk menggabti format pemberian huruf beser dan kecil pada suatu kalimat. Langkah-langkah nya sebagai berikut:

F   Klik menu Format, sorot dan klik Change Case… (maka akan muncul menu seperti  gambar dibawah ini

F   Klik OK,  jika sudah dipilih.

7.            BORDER AND SHADING

Berpungsi untuk Memberi border ( Bingkai ), dan shading pada teks yang kita buat, langkah-langkahnya sebagai berikut:

F   Klik menu Format, sorot dan klik Border And Shading

F   Lalu klik Page Border (maka akan muncul menu seperti  gambar dibawah ini

TABEL MENU

Tabel merupakan kotak terdiri dari kolom dan baris yang disebut sel. Sel ini biasanya diisi dengan teks, tetapi gambar juga bias dimasukkan kesel tersebut. Table digunakan mengorganisasikan informasi dan membuat tampilan halaman lebih menarik dengan sisi kolom pada teks dan grafik. Slain itu, table juga digunakan untuk pengisian angka, dan mengurutkannya serta menghitung angka-angka.

1.            langkah-langkah untuk membuat TABEL adalah sebagai berikut:

F   Klik menu Table, sorot Insert, kemudian sorot dan klik Tabel…

F   Maka akan muncul menu seperti dibawah ini:

F    Klik OK

2.            Menghapus Tabel (Delete)

F Block table yang akan dihapus

F Klik menu Tabel, sorot Delete dan pilihlah serta klik, seperti gambar yang ada dibah ini:

Keterangan :

F Delete-Table, untuk menghapus table

F Delet-Colomns, untuk menghapus kolom pada table

F Delete-Rows, untuk menghapus baris pada table

F Delete-Cells, untuk menghapus sel-sel yang dipilih

3.            Menyisip Baris Dan Kolom Pada table (Insert)

F   Insert Row (Sisip Baris)

Y  Blok baris yang ingin disisip

Y  Klik menu Table,  sorot Insert

Y  Pilihlah untuk penyisipan, seperti gambar dibawah ini

Y  Setelah itu klikkan Rows Abobe, untuk menyisip satu bariis kebawah, Atau kliklah Rows Below, untuk menyisip satu baris keatas.

F   Insert Colomns (Sisip Kolom)

o   Blok kolom yang ingin disisip

o   Klok menu Tabel, sorot Insert

o   Pilihlah untuk penyisipan, seperti gambar dibawah ini

o   Setelah itu kliklah Colomns to the Left, untuk menyisip satu kolom kekiri. Atau kliklah Colomns to the Right, untuk menyisip satu kolom kekanan

4.            Formula

Berfungsi untuk memasukkan Rumus Matematika kedalam sel. Beberapa rumus matematika yang ada pada Formula, yaitu SUM, MAX, MIN, AVERAGE, COUT, PRODUCT Dan lain-lain.

F   Tempatkan Insertion Point pada sel yang ingin dihitung.

F   Klik menu Table, sorot dan klik Formula… (akan muncul tampilan menu daripada formula, seperti gambar dibawah ini:)

F   Pastikan pada kotak Formula tertulis:

=SUM (ABOVE) : Untuk mencari harga total angkah-angkah daiatas sel

=SUM (LEFT) : untuk mencari harga total angkah-angkah dikiri sel

=MAX (ABOVE) : Untuk mencari harga max angka-angkah diatas sel

=MAX (LEFT) : Untuk mencari harga max angka-angka dikiri sel

=MIN (ABOVE) : Untuk mencari harga min angka-angka diatas sel

=MIN (LEFT) : Untuk mencari harga min angka-angka dikiri sel

=AVERAGE (ABOVE) : Untuk mencari nilai rata-rata angka-angka diatas sel

=AVERAGE (LEFT) : Untuk mencari nilai rata-rata angka dikiri sel

=COUNT (ABOVE) : Untuk menghitung jumlah data sel-sel diatas sel

=COUNT (LEFT); Untuk Menghitung jumlah data sel-sel dikiri sel

F   Pada kotak Number format, tentukan format angka Anda (bila perlu)

F   Klik OK

INSERT MENU

1.            Page Nums

Berfungsi untuk Menyisip Penomoran halaman pada Naskah. Langkahnya adalah sebagai berikut:

a.             Klik menu Insert, sorot dan klik Page Number… (maka akan muncul dialog page Numbernya,

b.            Pada kotak Position: klik panah bawahnya dan pilih lokasi penomoran halaman.

F   Bottom of page (Footer) : posisi dibawah naskah.

F   Top of page (header) : posisi diatas naskah.

c.             Pada Alignment: klik panah bawah nya dan pilih lokasi untuk format perataan.

F   Left: letak nya dikiri naskah.

F   Center: letaknya ditengah naskah

F   Right: letakanya dikanan naskah

F   Inside: letaknya dihalaman ganjil sebelah kiri, halaman genap sebelah kanan

F   Outside: letaknya dihalaan ganjil sebelah kanan, halaman genap disebelah kiri.

d.            Show number on first page, berfungsi untuk menampilkan penomoran halaman pada naskah.

e.             Priview, berfungsi untuk melihat penomoran

f.             Klik OK

2.            Symbol

          Berfungsi untuk untuk menyisipkan simbol-simbol khusus pada dokumen. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

F    Tempatkan lokasi yang ingin Anda sisip sebagai penempatan simbolnya.

F    Klik Insert, sorot dan klik Symbol…(maka akan muncul kotak dialog symbolnya)

                                                                                                                                        

F     Pada Font: klik tanda panah dan pilihlah jenis –jenis symbol nya. Setelah itu kliklah pilihan symbol yang telah Anda pilih.

F  Pada kotak symbol, kliklah salah satu symbol yang dipilih.

F  Klik Insert, untuk menyisip symbol

F  Klik Close, jika sudah selesai.

3.            Picture

Berfungsi sebagai penyisipan gambar pada dokumen. Langkah-langkah nya sebagai berikut:

F  Tempatkan Insertion Point pada lokasi penyisipan

F  Klik menu Insert, sorot Picture, pilihlah dan klik sesuai keinginan Anda. Seperti gambar dibawah ini:

Keterangan :

8   Clip art… berfungsi untuk menampilkan gambar yang terdiri dari banyak kategori, seperti: pendidikan, emosi,binatang danlain-lain, langkah-langkah untuk mengambil gambar dari Clip Art adalah sebagai berikut

F  Tempatkan kursol ditempat pada dokumen, dimana gambar akan disisip.

F  Klik Insert, sorot Picture, klik Clip Art… (maka akan muncul Taks panelnya)

 

F 

Klik pada tombol Go untuk mengambil gambar yang ada pada hardrive itu akan muncul task seperti ini 

 

F Pilih dan klik salah satu gambar yang sesuai dengan Anda seperti gambar dibawah ini